ARCHIDO

firma digitale                                                                   ...E PER FATTURARE ALLA PA?

GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ARCHIDOO è la soluzione per la Gestione Documentale e per la Conservazione Sostitutiva dei documenti a norma di legge.

ARCHIDOO eliminando gli spazi dedicati all'archivio e i relativi costi di gestione, semplifica le operazioni di archiviazione e conservazione dei documenti fornendo risparmi significativi sui costi di gestione.

La conservazione sostitutiva garantisce la validità legale di un documento elettronico nel tempo e consente ad aziende private e ad enti pubblici un importante risparmio eliminando la carta e migliorando i processi.

Con ARCHIDOO si esegue la conservazione sostitutiva a norma di legge attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La tecnologia della firma digitale consente di assegnare la "paternità" e rende immodificabile un documento informatico, così come la marcatura temporale permette di datare in modo certo ed inequivocabile il documento digitale.

Con ARCHIDOO diventa un gioco l'archiviazione digitale di qualsiasi formato di documenti, riducendo quindi i tempi di ricerca e consultazione, semplificando oltremodo le operazioni di catalogazione e conservazione.

Con ARCHIDOO i documenti possono essere esaminati da qualsiasi postazione operativa e possono essere archiviati digitalmente senza occupare spazio.

ARCHIDOO non solo elimina gli spazi dedicati all'archiviazione fisica, ma elimina anche i relativi costi di gestione. Rappresenta la migliore garanzia di sicurezza e inalterabilità dei documenti ai sensi del D.lgs 196/2003 (Codice Privacy).

I vantaggi principali di ARCHIDOO sono:

- Riduzione dei costi di gestione

- Eliminazione degli spazi fisici dedicati all'archivio

- Garanzia di Riservatezza, Sicurezza e Inalterabilità dei documenti ai sensi del D.lgs 196/2003 (Codice Privacy)

ark doc

 

FUNZIONALITÀ PRINCIPALI

ARCHIDOO consente di archiviare i seguenti tipi di documenti:

  • Spool di stampa, inserendo i dati nei layout progettati con l'editor grafico integrato.
  • Documenti elettronici: email, pdf, doc, fax, ecc.
  • Documenti scansionati.
  • File di testo generati attraverso la procedura di esportazione del software gestionale in grado di generare un file con una sistassi specifica. 

Tramite la struttura ad albero di ARCHIDOO è possibile personalizzare l'archivio, organizzandolo su più livelli ed possibile visualizzare in anteprima, modificare e stampare i documenti.

Ricerca per chiavi o Full-text: la Ricerca per chiavi è basata sull'assegnazione di chiavi di ricerca a determinati campi del form. La ricerca Full-text consente di ricercare una stringa o un intervallo di valori.

Associazione dei documenti: partendo da un documento è possibile elencare tutti gli altri documenti presenti in archivio che hanno un legame logico con quello di partenza. E' possibile associare i documenti utilizzando condizioni semplici come il nome del documento o le chiavi di ricerca. Oppure si possono utilizzare condizioni complesse come i contenuti del documento o combinazioni logiche dei contenuti.

Firma Digitale: gestione della Firma digitale e del riferimento temporale, anche attraverso Smart Card, compatibili con sistemi Microsoft.

Gestione utenti: per ogni documento o gruppo di documenti è possibile impostare i permessi degli utenti che vi possono accedere e le operazioni ad essi consentite: lettura, modifica, inserimento, cancellazione, firma.

Editor Grafico integrato: grazie ad esso è possibile realizzare layout aventi le stesse carateristiche dei modelli cartacei.

Archiviazione Email: è possibile archiviare le e-mail in modalità automatica o attraverso polling su una casella di posta o direttamente da Outlook.

 

Monitoraggio di un account di posta di tipo POP3:

  - selezione delle e-mail da archiviare tramite impostazioni.

  - archiviazione del solo messaggio

  - archiviazione dei soli allegati

  - archiviazione del messaggio completo

  - copia degli allegati nelle cartelle di polling

  - indicizzazione tramite i parametri prescelti: mittente, destinatari, oggetto o espresioni logiche dell'oggetto

 Integrazione con Microsoft Outlook:

  - monitoraggio di una cartella

  - importazione dei messaggi tramite procedure guidate

 

Stampa su qualsiasi modello di stampante: ARCHIDOO consente di indirizzare le stampe su qualsiasi tipo o modello di stampante.

Esportazione in PDF: sono supportati sia il formato standard che il formato PDF/A.

Invio tramite Email o Fax: i documenti archiviati possono essere inviati automaticamente tramite fax o e-mail.

 

Moduli Aggiuntivi

WEB EDITION: permette di accedere all'archivio documenti tramite il browser, da qualsiasi postazione di lavoro.

OCR: consente di acquisire i documenti del ciclo passivo tramite scanner.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: gestione del processo secondo la norma di riferimento, on-site o in outsourcing.

IMPORT TELEMATICI: Archiviazione elettronica e gestione dei principali modelli fiscali.

IMPORT AS/400 IBM: Installato sul server AS/400 risolve le problematiche di selezione dello spool.

FATTURAZIONE ELETTRONICA: per la gestione, l'invio tramite mail, l'archiviazione e la conservazione delle fatture in formato elettronico.

FAST CONNECT: consente di interpretare il contenuto degli spool di stampa e dei PDF provenienti dai principali software gestionali.

 

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