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FLUSSO OPERATIVO FATTURA ELETTRONICA PASSIVA

 

FLUSSO SENZA AUSILIO SOFTWARE

 

 

FLUSSO FACILITATO CON ERP ARCA

 

 

Come noto, il 30 Aprile 2018 è stato emanato un provvedimento ed una circolare dell’Agenzia delle Entrate, su Regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il Sistema di Interscambio, nonché per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi transfrontaliere e per l’attuazione delle ulteriori disposizioni di cui all’articolo 1, commi 6, 6bis e 6ter, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127.

 

Non sono novità tecnologiche (non solo), ma soprattutto novità nei processi aziendali. Ci vorrà una nuova metodologia per gestire i processi amministrativi contabili e non si acquisisce soltanto con l’adozione del software adeguato.

 

Cerchiamo di fare chiarezza, bisogna avere la pazienza di leggere tutto…

 

Intanto un concetto forte:il processo di fatturazione elettronica è stato reso più semplice, facile e veloce.

 

il Flusso Semplificato :

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Il Nuovo Flusso della Fatturazione Elettronica B2B dopo il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate

 

 Questo Flusso Iper Semplificato in pratica evidenzia tre aspetti :

 

  1. Non esiste più la decorrenza dei termini, quindi il processo è più veloce
  2. Non esiste più la notifica di esito
  3. Non esiste più la notifica di accettazione/rifiuto.

 

E’ chiaro dunque come sia necessario un contratto tra le parti (mittente e destinatario) nella gestione dei flussi della e-Fattura.

 

Lo SDI (il Sistema di Interscambio di Sogei) precedentemente agiva anche da controllore e quindi si poteva indicare l’accettazione o il rifiuto della fattura, in questo nuovo scenario non sarà più così. E’ quindi evidente che ci deve essere un cambiamento di processo nella gestione dei tuoi clienti e dei tuoi fornitori.

 

Cosa dice il Provvedimento dell’AdE:

 

2.4 Il SdI, per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti, effettua successivi controlli del file stesso. In caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considerano non emesse.

 

Quindi questo significa che la fattura non è emessa. In pratica non esiste.

Per l’azienda emittente casomai c’è , ma per il mondo intero e per il cliente questa fattura non è emessa. E non è una cosa banale.

Ed in quei 5 giorni cosa succede? Non è molto sensato aspettare e controllare a mano che la fattura sia stata accettata dal SDI. Altrettanto controllare la PEC e leggere tutte le notifiche.
Non dovrebbe essere l’azienda a perdere tempo, ma le macchine e le procedure opportune.

 

Sempre nel Provvedimento è scritto :

 

In caso di registrazione, le fatture elettroniche sono sempre recapitate “all’indirizzo telematico” registrato. Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI il recapito non fosse possibile (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo), il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica. inserendo un codice convenzionale “0000000” e compilando il successivo campo “PECDestinatario” con l’indirizzo PEC del soggetto cessionario/committente. In tal caso, il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente alla PEC indicata nel file della fattura. Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI (ad esempio, casella PEC piena o non attiva), il recapito al soggetto ricevente non fosse possibile, il SdI rende comunque disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto ad effettuare la comunicazione di cui alla precedente lettera a) al cessionario/committente. Anche in tali casi il SdI mette a disposizione un duplicato informatico della fattura elettronica come indicato nella precedente lettera a);

 

Vediamo l’uso della PEC:
nel caso in cui sia impossibile recapitare il documento fisico della fattura al destinatario, l’AdE attraverso il portale Web consentirà di visionarla e la renderà disponibile nella propria area riservata. La prima grande novità infatti rispetto al processo di fatturazione elettronica PA, è quello di avere un’area Web comprensiva anche di un APP fruibile gratuitamente sia dal cittadino che dall’imprenditore e quindi titolare di un’attività privata, per gestire le proprie e-fatture.

 

 È chiaro però che questi strumenti offerti gratuitamente dall’agenzia delle entrate possono essere utilizzati solo dalle micro aziende, perché evidentemente impongono una gestione del processo manuale e disomogenea oltre che lenta. Nel caso azienda minimamente strutturata è opportuno implementare un processo completamente ripensato e digitalizzato, che consenta di non dover verificare manualmente la ricezione di Pec o avvisi.
Ed è altrettanto illogico scrivere a mano tutti i dati che servono a creare una fattura elettronica.
L’Agenzia delle Entrate chiarisce anche che cosa si intenda sia per “duplicato informatico” che per “copia analogica della fattura elettronica, intendendo valide queste due possibilità solo e soltanto come comunicazione d’appoggio ed ulteriore rispetto a quella ufficiale che avviene attraverso il sistema di interscambio.

 

Il Provvedimento recita ancora :

 

c) inserendo solo il codice convenzionale “0000000” nel caso in cui il soggetto cessionario/committente sia un consumatore finale e, nella sezione delle informazioni anagrafiche del file della fattura elettronica, non siano stati compilati i campi “IdFiscaleIVA” e sia stato compilato solo il campo “CodiceFiscale” del cessionario/committente. In tal caso, il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente mettendola a disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, oltre che rendere disponibile al cedente/prestatore – nella sua area riservata – un duplicato informatico di cui alla lettera a). Comunque, il cedente/prestatore consegna direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal SdI nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate;

 

Questo punto evidenzia che si potrà emettere una fattura elettronica anche ad un soggetto passivo esonerato dall’obbligo della fatturazione elettronica, mettendo come codice destinatario sette zeri e indirizzo PEC vuoto.
Sarà comunque consentito consegnare a tali soggetti la “copia analogica” del documento informatico originale della fattura elettronica che viene inviata allo SDI e quindi questo soggetto avrà la sua fattura (e la sua copia) come avviene oggi, e potrà comunque accedere tramite i suoi dati di accesso al portale Web dell’agenzia delle entrate per vedere la sua fattura direttamente on-line. 

 

Questo deve essere correttamente implementato nei processi amministrativi e contabili, poiché si dovrà gestire la differenza tra i due soggetti, sapendo di dover effettuare fatture elettroniche per entrambi e cercando il più possibile di automatizzare la doppia scelta, evitando interventi manuali nel dover cambiare il contenuto della fattura elettronica soprattutto nei campi destinatario e PEC.

 

Il Provvedimento recita:

 

4.1 La data di emissione della fattura elettronica è la data riportata nel campo “Data” della sezione “DatiGenerali” del file della fattura elettronica, che rappresenta una delle informazioni obbligatorie ai sensi degli articoli 21 e 21bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633: la fattura elettronica scartata dal SdI a seguito dei controlli di cui ai punti 2.4, 2.5 e 2.6 si considera non emessa.
4.2 Nel caso di esito positivo dei controlli di cui ai punti 2.4, 2.5 e 2.6, il SdI recapita la fattura elettronica al soggetto ricevente come descritto nel punto 3 e in caso di esito positivo del recapito invia al soggetto trasmittente una “ricevuta di consegna” della fattura elettronica che contiene anche l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario.
4.8 Per ogni file elaborato il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute.

 

Qui si sottolinea quale sia l’esatta data della fattura elettronica, (spesso si pensa riferita alla creazione e alla data inserita nelle proprietà del file XML). Con questo punto si definisce con certezza la giusta validità della data che viene riportata nella sezione dei “dati generali”.
Altro dettaglio importante è che all’azienda trasmittente viene garantita una ricevuta di consegna che attesta in modo inequivocabile che la fattura elettronica è arrivata a destinazione. Ad ogni ricevuta SDI attribuisce un sigillo elettronico avanzato, che garantisce autenticità e integrità oltre a fornisce prova, sia nel caso di “ricevuta di recapito” che di “ricevuta di mancato recapito” garantendo infine che la fattura si può considerare legalmente emessa

 

Il Provvedimento prosegue:

 

5. Intermediari
5.1 Il cedente/prestatore può trasmettere al SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario. Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso, o indicando tale indirizzo nel servizio di registrazione di cui al punto 8.1. Gli intermediari di cui ai periodi precedenti possono essere anche soggetti diversi da quelli individuati dall’articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322.

 

Si conferma quindi quello che già avviene con le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione anche con le B2B, la possibilità incaricare intermediari per la gestione, l’invio, la conservazione delle fatture elettroniche e dei processi ad esse collegate.

 

Il Provvedimento dice :

 

6. Note di variazioni e autofattura ai sensi dell’articolo 6, comma 8, del decreto Legislativo n. 471/1997
6.1 Le regole tecniche stabilite nei punti precedenti sono valide anche per le note emesse in seguito alle variazioni di cui all’articolo 26 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 (così dette note di credito o di debito).
6.2 Le richieste del cessionario/committente al cedente/prestatore di variazioni di cui all’articolo 26 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre
1972, n. 633, non sono gestite dal SdI.
6.3 Nel caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile
della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una “ricevuta di scarto”, di cui al punto 2.4, dal SdI, viene effettuata – se necessario – una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI.
6.4 Per la regolarizzazione dell’operazione secondo le lettere a) e b) di cui all’articolo 6, comma 8, del decreto Legislativo 18 dicembre 1997, n. 471, il cessionario/committente trasmette l’autofattura al SdI compilando, nel file fattura elettronica, il campo “TipoDocumento” con un codice convenzionale, riportato nelle specifiche tecniche del presente provvedimento, e le sezioni anagrafiche del cedente/prestatore e del cessionario/committente rispettivamente con i dati del fornitore e i propri dati. La trasmissione dell’autofattura al SdI sostituisce l’obbligo, di cui all’articolo 6, comma 8 lettera a), del decreto Legislativo 18 dicembre 1997, n. 471, di presentazione dell’autofattura in formato analogico all’Ufficio dell’Agenzia delle entrate territorialmente competente.

 

In questo punto il provvedimento chiarisce anche quali siano i casi in cui bisogna fare o non fare la nota di credito o di debito, indicando anche quando basta semplicemente gestire internamente la variazione contabile, regolarizzando così la parte fiscale ed amministrativa documentale.
A questo punto diventa fondamentale automatizzare i processi di fatturazione elettronica, cercando il più possibile di gestire le differenze documentali rispetto alle attività contabili e quindi per esempio se si tratta di una nota interna oppure di una nota di credito o di una fattura normale. Viene anche indicato il motivo di gestione dell’autofattura che sostituisce integralmente l’obbligo di presentazione in formato analogico del documento all’ufficio dell’AdE.

 

Ed ancora il Provvedimento che recita:

 

Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere
9.1 Con riferimento alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, gli operatori IVA residenti trasmettono le seguenti informazioni secondo il tracciato e le regole di compilazione previste dalle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento: i dati identificativi del cedente/prestatore, i dati identificativi del cessionario/committente, la data del documento comprovante l’operazione, la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione), il numero del documento, la base imponibile, l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.
9.2 La comunicazione di cui al precedente punto 9.1 è facoltativa per tutte le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le regole stabilite nei punti precedenti.
9.3 La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA.
9.4 Per le sole fatture emesse, le comunicazioni di cui al punto 9.1 possono essere eseguite trasmettendo al sistema dell’Agenzia delle entrate l’intera fattura emessa, in un file nel formato stabilito al punto 1.3 e compilando solo il campo “CodiceDestinatario” con un codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento.

 

In questo punto, si spiega come gestire il flusso di fatturazione elettronica per tutte le operazioni estere. L’allegato tecnico provvedimento spiega in maniera dettagliata e pratica tutti i processi e tutti i flussi della fatturazione elettronica B2B.

 

*-*-*-*- QUALCHE DOMANDA *-*-*-*-*

 

Quando si fanno le note di credito?

 

Pubblica Amministrazione

 

Se viene…

Cosa fare:

conservare

     

scartata da SDI

rifarla

 

Non consegnata

Attendere consegna o attestazione impossibilità di invio

 

Attestata impossibilità di invio

rifarla

 

Decorrenza termini

Se il dest ha registrato la fattura fare nota di credito.
Se non ha registrato fare nc interna e riemettere fattura con num diverso

x

rifiutata

Rifarla (la PA deve contabilizzare solo questa, il fornitore se vuole può fare nc interna e riemettere con numero diverso)

Nota di credito (la PA deve contabilizzare questa e la rifiutata)

x

Accettata erroneamente

Nota di credito

x

 

B2B

 

Se viene…

Cosa fare:

conservare

     

Scartata da SdI

Nel caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una “ricevuta di scarto”, di cui al punto 2.4, dal SdI, viene effettuata – se necessario – una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI.

Altrimenti basta inviare nuovamente la fattura con le correzioni.

?

Attestata impossibilità di invio

Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI il recapito non fosse possibile (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo), il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

 

 

Come funziona la nomenclatura dei file?

 

• L’idFiscale può essere del cedente
• Il progressivo deve essere di massimo 5 caratteri (e non per forza 5)

 

Il Sistema di Interscambio non effettua alcun controllo di corrispondenza tra il codice presente nel nome file e quello del trasmittente o del cedente presente all’interno della fattura. La sola cosa che rileva il Sistema di Interscambio è che il nome di un file non sia uguale a quello di un file precedentemente trasmesso.

 

Differenza tra ricevuta di consegna della pec e della fattura

 

Nel caso in cui la fattura elettronica venga inviata via pec, il mittente riceverà una mail di ricevuta consegna (pec con oggetto “CONSEGNA: …”) che attesta che la fattura è arrivata nella casella pec del Sistema di interscambio.
Ciò non significa che la fattura è stata consegnata al destinatario. Infatti a questo punto il SdI analizza la fattura per verificarne la correttezza. In caso di errori invia una notifica di scarto (contenuta in una pec con oggetto “POSTA CERTIFICATA: Notifica di scarto [id fattura]” al mittente altrimenti effettua la consegna al destinatario.
Quindi invia al mittente una notifica di consegna (un file xml con suffisso _RC_ allegato ad una pec con oggetto “POSTA CERTIFICATA: Ricevuta di consegna [id fattura]”). Solo a questo punto il mittente ha la certezza che la fattura è stata consegnata.

 

Come si controllano lo stato delle fatture e le notifiche PA

 

Nella sezione Strumenti->Monitorare la fatturaPA del sito https://sdi.fatturapa.gov.it/.
Lo può fare però solo chi ha emesso la fattura, cioè chi figura come cedente, tramite login con credenziali Entratel/Fisconline oppure una Carta Nazionale Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Se un intermediario vuole controllare le fatture di un suo cliente deve essere autorizzato, cioè il cliente deve nominare un “Amministratore degli incaricati” il quale a sua volta deve indicare l’intermediario come incaricato alla visualizzazione delle fatture (Monitorare la fatturaPA -> Gestire gli incaricati).

 

Come si controlla lo stato delle fatture e le notifiche B2B

 

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione degli operatori un servizio di ricerca, consultazione ed acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI all’interno di un’area riservata del sito AdE. I files delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

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